Praėjusių metų rudenį teisėjaujant „Baltic PR Awards 2014“ konkurse teko stebėti ir latvių organizuotą krizės simuliaciją. Tada ir kilo mintis, jog panaudojęs įvairią susikaupusią medžiagą tą patį galiu pasiūlyti ir būriui kolegų iš Lietuvos ryšių su visuomene specialistų sąjungos.
Didžioji dalis medžiagos vienaip ar kitaip jau buvo sukurta keliuose verslo projektuose, taip pat lavinant praktinius skirtingų aukštųjų mokyklų studentų įgūdžius.
Iššūkis Nr.1 – scenarijus turi įtraukti ir kurti naudą skirtingų sričių specialistams
Ruošiant ir vykdant krizės simuliaciją atskiroje įmonėje ar organizacijoje parinkti scenarijų yra gana paprasta – dažniausiai naudojama viena iš labiausiai tikėtinų galimų krizių situacijų (pavyzdžiui, statybinėje įmonėje – nelaimingas atsitikimas objekte, politinėje partijoje – asmeninis lyderio skandalas, gamybinėje įmonėje – žala dėl nekokybiško produkto ir t.t.).
Tuo metu LRVS jungia profesionalus, dirbančius įvairiose pramonės ir paslaugų srityse, jų organizacijos skiriasi valdymo ir nuosavybės formomis.
Be to, krizės simuliacijoje dažnai integruojamos kelių sričių užduotys (pavyzdžiui, šalia komunikacijos gali būti sprendžiamos bendrosios vadybos, finansų, žmogiškųjų išteklių ir kitų sričių užduotys), kurios dirbant vien komunikacijos specialistams nėra svarbios.
Iššūkis Nr.2 – kiekviena komanda turi patirti kuo įvairesnes situacijas
Jeigu praktinės simuliacijos būtų komunikacijos profesionalų kasdienybė, galima būtų pasiskirstyti rolėmis ir „šlifuoti“ reikalingas kompetencijas gilinantis į vienos ar kitos situacijos subtilybes.
Tačiau praktikoje mokymų programos nėra tiek dažnos, todėl šiuo kartu teko taip „susukti“ simuliacijos scenarijų, kad jo vingiuose visoms komandoms (šiuo kartu jų buvo 4-ios) tektų kuo įvairesnės situacijos:
- gynybinės (kai reikia reaguoti į realius ar potencialius kaltinimus);
- galimybių (kai situacija suteikia galimybę proaktyviai atakuoti);
- „spąstų“ (kai iš komandos tikimasi klaidingo sprendimo);
- netikėtumo (kai anksčiau numatytas komandos veikimo kelias pakeičiamas/tampa neįmanomas dėl specialiai pakeistų išorinių sąlygų);
- laiko trūkumo (kai būtina pasiskirstyti funkcijas ir vykdyti jas lygiagrečiai).
Iššūkis Nr.3 – kūrybiškumo ir masto balansas
Kiekvieną kartą vadovaujant simuliacijos eigai kyla ta pati dilema – kaip ir kiek skatinti kūrybiškumą, tačiau nerizikuojant eigoje suplanuotomis situacijomis?
Jeigu pernelyg atverti veikimo galimybes, kūrybiški žmonės greitai sugalvos tokių idėjų ir sprendimo būdų, kurie padarys neįmanomomis iš anksto suplanuotas komandų situacijas. Taip nukentėtų atskirų kompetencijų ugdymo sritys. Tačiau pernelyg suspaudus veiklos erdvę dingsta simuliacijos žaismingumas ir realumo iliuzija.
Kartu pernelyg atviros kūrybiškumo ribos kelia pavojų, jog simuliacijos koordinavimas gali užtrukti gerokai per ilgai. Pavyzdžiui, reaguojant į simuliacijos dalyvių kūrybinius sprendimus visada tenka koreguoti simuliacijos eigą/turinį. Todėl dalyviams teikiant pernelyg daug kūrybiško turinio kyla pavojus, jog simuliacija gali gerokai užsitęsti laike.
Iššūkis Nr.4 – techninė logistika
Kompiuterinių žaidimų kūrėjams dažnai kyla klausimas, kaip surasti balansą ir suteikti tokias valdymo priemones žaidimo dalyviams, kad mokymasis netruktų pernelyg ilgai, tačiau ir kad galimybės dalyvauti žaidime būtų realios.
Lygiai taip ir krizės simuliacijoje idealus naudojamų įrankių sąrašas visada palieka abejonių. Ar užtenka pagrindinę informaciją pateikti raštu? Ar reikalinga audiovizualiniai priedai? Ar reikalauti asmeninių kompiuterių naudojimo iš visų dalyvių ar tik komandos lygiu? Ar leisti tiesioginį bendravimą, ar tik su koordinacinio centro priežiūra? Ar gali dalyviai derėtis gyvai? Ar naudotini realių įvykių formatai (pavyzdžiui, gyva spaudos konferencija)? Ir taip toliau.
Multiplikuojant ir didelėse organizacijose plačiau diegiant simuliacijų praktiką kaip mokymų proceso dalį dėl kaštų taupymo dažnai naudojami virtualūs kompiuterizuoti modeliai. Tačiau tai, kas tinka tiesiniams procesams (pavyzdžiui, pardavimo), gerokai sudėtingiau gali būti pritaikoma sunkiau nuspėjamų situacijų modeliavimui. Juo labiau, kad komunikacijos mokymuose būtinas intelektualus grįžtamasis ryšys – t.y. simuliacijos koordinatorius turi įvertinti kuriamą turinį ir pagal jį koreguoti bendrąjį scenarijų.
Kas toliau?
Pirmojoje LRVS krizės simuliacijoje dalyvavo net 13 komunikacijos specialistų. Iš asmeninės praktikos – 12-16 dalyvių yra optimalus skaičius, kai galima suformuoti 3-5 komandas. Taip kiekvienas dalyvis priverčiamas dalyvauti idėjų ir turinio kūrimo procese.
Didėjant dalyvių skaičiui reikia ne tik sudėtingesnio koordinacinio mechanizmo, bet ir daugiau dėmesio skirti atskirų komandos narių indėliui/kontrolei – kitaip simuliacijos nauda telkiasi tarp kelių veikiančių komandų lyderių.
Kokias pamokas verta prisiminti iš pirmosios simuliacijos patirties?
- Galimas išankstinis komandų paskirstymas (problema – dėl registruotų, bet neatvykusių dalyvių gali susidaryti netolygios komandos);
- Būtų naudingos smulkiau detalizuotos taisyklės apie informacijos judėjimą tarp komandų ir tarp simuliacijos centro;
- Galimas privalomas kompiuterizavimas (t.y. visi dalyviai turėtų turėti asmeninius įrenginius, kuriais gautų/siųstų informaciją);
- Įmanoma dalies informacijos skelbimą perkelti tik į virtualią erdvę (be popierinės kopijos), minimaliu atveju – el.paštu;
- Aiškesnis realaus ir simuliacijos laiko derinimas (tariamo simuliacijos laiko kaitos atvaizdavimas realiu laiku).
Ačiū kolegoms už dalyvavimą, o MRU už suteiktą galimybę pasinaudoti puikia auditorija.
